Kennen Sie das? Sie wissen nach einem Telefonat genau, dass der Kunde eine E-Mail benötigt, die Sie so ähnlich schon einmal jemand anderem geschrieben haben. Natürlich wollen Sie die nicht noch einmal komplett neu schreiben, sondern Sie suchen sich die alte E-Mail heraus.
Blöd nur: Sie müssten alles kopieren und die Anhänge noch mal extra rüberziehen. Das dauert und ist fehleranfällig. Weiterleiten ist kaum besser – zwar haben Sie dann die Anhänge, müssen aber noch Betreff und Body hübsch machen.
Eine Kopie auf Knopfdruck wäre doch viel besser. Wie das geht? Ganz einfach! Jedenfalls mit Outlook.
Kopieren leicht gemacht – mit Outlook
Um das einzurichten, öffnen Sie einfach eine Mail und klicken ganz oben in der Leiste auf das Symbol „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ (siehe Pfeil). Aus dem Menü wählen Sie „Weitere Befehle…“ Ändern Sie nun den Filter „Häufig verwendete Befehle“ in „Alle Befehle“.
Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Befehl „Diese Nachricht erneut senden...“ finden (
), und klicken Sie auf „Hinzufügen“ und „OK“. Fertig!
Sie haben somit in Zukunft in jeder Mail, die Sie öffnen, oben das Symbol in der Leiste stehen. Wenn Sie darauf klicken, erstellt Outlook eine 1:1-Kopie von eben dieser Mail. Magie! :-)
Keine Sorge, die Mail wird nicht sofort versendet. Sie haben immer erst die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse und natürlich auch die Anrede anzupassen. Wenn Sie wollen, könne Sie auch noch alles andere anpassen. Danach senden Sie die Mail wie gewohnt ab.
Wichtig: Bcc-Empfänger sichtbar machen
Aber Vorsicht: Outlook zeigt Bcc-Empfänger geklonter E-Mails standardmäßig nicht an. Sollte das Original Bcc-Empfänger gehabt haben, würden auch diese die Kopie erhalten.
Um das in Zukunft immer sofort sehen zu können, nehmen Sie noch folgende Einstellung vor: Klicken Sie bei einer geöffneten Mail auf „Optionen“ und aktivieren bei „Felder anzeigen“ „Bcc“. Nun wird Outlook immer auch das Bcc-Feld anzeigen, sodass Sie leicht erkennen, ob dort noch irgendwelche unerwünschten Empfänger herumstehen.
Die Liste der Outlook-Befehle ist lang, ich kenne längst nicht alle. Sie vielleicht? Welche erleichtern Ihnen Ihre Arbeit?