Wenn Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen möchten, dass Ihr Zielkunde auf Sie zukommt, machen Sie mal 2 Wochen Urlaub: Garantiert ruft Sie in dieser Zeit jemand an, mit dem Sie eigentlich nicht gerechnet hatten, und will nun endlich mit Ihnen durchstarten (natürlich: „gestern“). Sie haben keine Zeit für einen Urlaub in dieser Länge? Versuchen Sie es mal mit einem Einkauf im Discounter oder beißen Sie in die Tischkante einen Apfel: Nach Murphys Law sind Sie dran. Doch was passiert eigentlich, wenn Sie angerufen werden, aber Sie nicht abheben können?

Worst Cases:

• Nichts. Der Anruf läuft ins Leere, da keine Umleitung zu Ihrem Mobiltelefon oder zu einem Kollegen besteht
• Der Kollege hört Ihr Telefon, nimmt aber nicht ab. Einen Anrufbeantworter gibt es nicht. Ihr Telefon merkt sich die letzten 5 Anrufer
• Die Umleitung zu Ihrem Handy steht, leider wird die Nummer des Anrufenden nicht übertragen, sondern nur die Ihres Büros. Sie wissen nicht, wer am Apparat sein wird
• Der Anrufbeantworter springt an. Es wird ein automatisierter Text ohne Namensnennung abgespielt und ohne Information, dass Sie ggf. länger nicht erreichbar sein werden

Etwas besser:

• Die Umleitung zu Ihrem Handy funktioniert, die Nummer des Anrufenden wird übertragen, aber eigentlich haben Sie ja Urlaub
• Ihr Anrufbeantworter spielt Ihren selbstgesprochenen Text ab, den Sie vor Jahren mal aufgenommen haben und auch für 5 Minuten Abwesenheit gilt
• Ihre Vermittlung erhält den Anruf, hat aber keine Einsicht in Urlaubsdaten oder darf diese nicht nennen. Bietet aber beim dritten Mal die Suche nach einer Alternative an

Es ist manchmal unglaublich, was einem für haarsträubende Abwesenheitsinformationen geboten werden. Am liebsten habe ich die Telefonanlage, die mich nach dem 4. Klingeln automatisch mit einem Besetzt-Ton (ähnlich wie nach den 30 Sekunden des Telefonjokers bei „Wer wird Millionär?“) aus der Leitung wirft. Vertriebler wie ich sind darin schmerzfrei, wie aber mag das wohl ein bestehender oder gar potentieller Kunde sehen?

Wenn doch bloß ein Kollege abnehmen würde, der Auskunft und erste Hilfe geben kann. Die wichtigsten Kunden des verreisten Kollegen sind ihm vielleicht sogar geläufig, weil sie ihm vorher mitgeteilt wurden, und schreibt dem Urlauber oder Geschäftsreisenden eine Kurznotiz. Vielleicht kennt er auch ein Zeitfenster, in dem er ihn für Notfälle erreichen kann.

Die zweitbeste Lösung ist ein Anrufbeantworter, der nicht anders wie bei einer Out-of-office-Mail über die Dauer der Abwesenheit und für Notfälle einen möglichen Ansprechpartner nennt (der vorab informiert wurde und nicht ebenfalls im Urlaub ist ;-)). Der Anrufer kann dann entscheiden, ob der Anruf wirklich so dringend ist oder ob die Rückkehr abgewartet werden kann und muss nicht tagelang anrufen. Manchmal löst sich der Grund des Anrufs gar in Luft auf: Hoffentlich hat der Wettbewerb nichts damit zu tun!

Überprüfen Sie Ihre Erreichbarkeit, wenn Sie abwesend sind

Wenn Sie nicht wissen, was in Ihrer Abwesenheit passiert, rufen Sie sich doch einfach mal selbst an. Geht Ihr Kollege dran? Was sagt die Vermittlung? Hört sich der Anrufbeantworter gut an oder hat er gar noch den letzten Urlaub drauf? Wird bei einer Umleitung auf Ihr Handy oder in Ihr Homeoffice die Nummer des Anrufenden übertragen?

Sie müssen deshalb ja in solchen Fällen nicht abheben, wissen aber, wer Sie erreichen wollte. Und der Anrufende wird Ihnen Ihren Urlaub sicherlich gönnen,  wenn sein Anliegen trotzdem gelöst werden kann.