…gibt es nicht. Jedenfalls nicht derart standardisiert, dass ich es hier vorstellen könnte und wirklich jeder etwas davon hätte. Zu sehr unterscheiden sich die Branchen, in denen wir Vertriebler unterwegs sind und in jedem Unternehmen ticken die Uhren immer etwas anders als in anderen, schon allein auf der Ebene der Ansprechpartner. Und jeder von uns hat andere Themen. Ein paar Regeln aber gelten immer.

Wir beginnen am besten mit

„Sehr geehrte Frau Obermaier,

vielen Dank für das freundliche Gespräch und Ihr Interesse an…“

„Halt!“, werden da einige rufen, „Frau Obermaier? Wer ist denn das? Und: Welches Gespräch?! Ich wollte doch ein Kaltakquiseanschreiben, möglichst erfolgreich und mit wenig Aufwand!“

Hier liegt eines der größten Missverständnisse zwischen dem Vertrieb und dem Zielkunden. Letzterer erhält nämlich recht oft irgendwelche Werbemails, die er nicht verlangt hat – wenn sie überhaupt den Richtigen erreicht haben.

Wenn Sie Glück haben, wird er Ihre unaufgeforderte Mail ohne nachzudenken löschen und Sie vergessen. Sie aber wollten eigentlich genau das Gegenteil.

Wenn Sie Pech haben, schreibt er Ihnen leicht genervt zurück mit der Bitte, ihn vom Verteiler zu nehmen. Die Erfolgsquote Ihres Mailings wird insgesamt, wenn Sie nicht gerade etwas verschenken wollen, im Promillebereich liegen.

Daher gilt weiterhin: Erst ein Anruf, dann ggf. das Anschreiben mit weiteren Informationen. Nur so erfahren Sie, dass Frau Obermaier die Richtige ist und können sogar auf ein Gespräch verweisen. Sie haben eine erste kleine Kundenbeziehung! ;-)

Und schon sind wir beim Ende des kleinsten gemeinsamen Nenners einer Vorlage für alle:

„Mit freundlichen Grüßen
Ihr Vertriebshecht“

Den Teil zwischen Anfang und Ende kann ich ihnen leider nicht abnehmen, jedenfalls nicht ohne Sie und Ihre Leistungen zu kennen. Sie wissen natürlich am besten, worüber Sie mit Ihrem Zielkunden gesprochen haben und genau das sollte Ihre Mail reflektieren.

Tipps für das perfekte Kundenanschreiben

• Achten Sie darauf, dass schon der Betreff das besprochene Thema enthält, damit der Kunde Sie gleich wiedererkennt.
• Die Mail sollte die deutlichsten Merkmale Ihrer Dienstleistung oder Ihres Produktes herausheben, angepasst an das erste Feedback Ihres potentiellen Kunden, und die Details im Anhang (als z.B. PDF) belassen. Mit anderen Worten: Die Mail sollte lesbar bleiben. Wenige Absätze reichen.
• Verzichten Sie nicht nur im Gespräch, sondern auch im Anschreiben darauf, den Namen des Ansprechpartners dauernd zu wiederholen. 1x am Anfang reicht vollkommen aus.
• Denken Sie daran, dass Ihre Informationen weitergeleitet werden können, d.h. möglichst auch für Dritte verständlich sein sollte, die nicht beim Telefonat dabei waren. Für den Fall, dass Ihre Mail weitgeleitet wird.
• Sie brauchen nicht zu erwähnen, dass Sie sich bald wieder melden wollen – das machen Sie sowieso und nichts anderes wird von Ihnen erwartet. Schreiben Sie dazu nur etwas, wenn Ihr Zielkunde einen Zeitpunkt für einen Rückruf vorgeschlagen hat.
• Sie dürfen durchaus schreiben, dass Sie sich freuen würden, wenn Ihre Informationen interessant sind und Sie für Weiteres selbstverständlich gern zur Verfügung stehen.

Ganz zum Schluss machen Sie aber bitte auf jeden Fall noch Folgendes: Drücken Sie Strg-a (bei einem Mac CMD-a) und überprüfen Sie, ob für den gesamten Text der gleiche Zeichensatz und die gleiche Farbe eingestellt ist. Sollte dabei das jeweilige Auswahlfeld frei bleiben, wählen Sie Ihren gewünschten Zeichensatz/Größe/Farbe aus, so dass der ganze Text einheitlich daherkommt. Nichts sieht unprofessioneller aus als eine Mail mit zweierlei Typo, Schriftgrößen oder gar Farben. Bestenfalls die Signatur darf anders aussehen.

Ebenfalls wird regelmäßig der Effekt einer korrekten Rechtschreibung unterschätzt. Werfen Sie wenigstens den eben markierten Text in Word rein und korrigieren Sie rot markiertes.

Aller Anfang ist schwer. Doch nach einigen Gesprächen und daran anknüpfende Anschreiben werden Sie bald ein paar schöne Vorlagen für fast jede Kundensituation vorrätig haben, die Sie jeweils nur noch geringfügig anpassen müssen.