Herrje, der gesuchte Ansprechpartner will einfach nicht (den Hörer) abnehmen. Doch dann ist jemand dran — ein Kollege, immerhin. Ein Grund zur Freude?

Nach dem Hinweis, dass der Gesuchte nicht am Platz ist, könnte nach einer kurzen Frage nach der Erreichbarkeit das Gespräch beendet werden. Aber das wäre ja zu einfach.

Hier die drei häufigsten Fragen, die Kollegen so umtreibt und wie Sie damit am besten umgehen.

„Um was geht’s denn?“

Danke der Nachfrage. Achten Sie auf den Tonfall:

• Schnippisch, leicht säuerlich? — Sie sind nicht der Erste heute, der Kollege hat keine Zeit und will Sie daher gleich auch für die Zukunft loswerden. Der Anruf war eh nicht für ihn.
• Freundlich? — Neugierde (für was mag bloß der Kollege interessant sein?) und durchaus hilfsbereit.

Elevator-Pitch-erfahren wie Sie sind, antworten Sie kurz und freundlich und finden dabei eventuell heraus, dass eigentlich der Kollege der Richtige ist. Falls dieser stattdessen aber im Namen seines Kollegen von „kein Interesse“ spricht, halten Sie sich lieber an die (heute nicht erreichte) Alternative.

„Kann ich Ihnen helfen?“

Warum nicht, vielleicht ist der ursprünglich Gesuchte der Falsche. Wenn Sie sich darüber unsicher sind, erklären Sie, wen Sie suchen.

Sind Sie sich aber sicher, verneinen Sie, denn Sie kennen die Beziehung zwischen den Kollegen nicht und einige halten sich für wichtig. Zumindest wichtiger als ihren Kollegen. Der gerade nicht da ist.

„Soll er Sie zurückrufen?“

Am Monitor des Angerufenen klebt eine Weile ein Post-it mit Ihrem korrekten Namen und Ihrer korrekten Telefonnummer oder eine Gesprächsnotiz landet bei den übrigen E-Mails. Die besseren mit einem einzigen Stichwort über Ihre erklärungsbedürftige Dienstleistung.

Einen Rückruf aber wird es nicht geben. Warum sollte Ihr Ansprechpartner, der täglich mehrere Akquise-Anrufe erhält, sich freiwillig noch einen extra gönnen?

Seien Sie lieber froh, wenn es bei einem Erstkontakt-Versuch keinen Rückruf gibt, denn:

• Bei Ihnen ist sicherlich sowieso gleich wieder besetzt, Sie telefonieren schließlich mit anderen weiter. Wissen Sie, ob und wie viele Rückruf-Versuche Ihre Telefonanlage registrieren wird? Hebt Ihr Kollege ab? Wenn ja: was wird er machen?

• Wenn der Angerufene zwischen Ihren übrigen Telefonaten anruft, vielleicht sogar aufgrund eines ungewollten Komfortdienstes kaum dass Sie aufgelegt haben, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit unvorbereitet sein: Sie können mit dem Namen nicht sofort etwas anfangen, haben den vorbereiteten Gesprächsfaden nicht im Blick und das zuvor geführte Gespräch steht noch gar nicht im CRM.

Lehnen Sie daher lieber dankend ab und fragen Sie nach einem möglicherweise geeigneteren Zeitpunkt. So bleibt die Gesprächsorganisation weitgehend unter Ihrer Kontrolle.

Es reicht vollkommen aus, wenn Ihnen die wenigen rückrufwilligen Zielkunden dazwischenfunken, die nach ihrer Rückkehr Ihre Nummer im Display entdecken und tatsächlich gern zurückrufen.

Und natürlich: Ihre Kunden. ;-)